Aktualności

Jak prowadzić dokumentacje pracowniczą?

clock Październik 25, 2016

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą dla każdej zatrudnionej osoby. Co musi się z niej znaleźć?

Akta osobowe pracowników powinny zostać podzielone na trzy części – A, B i C. Do każdej z nich są przyporządkowane określone typy dokumentów.

W części pierwszej powinny znajdować się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli: świadectwa ukończenia szkoły i świadectwa pracy, które są niezbędne do prawidłowego obliczenia stażu urlopowego pracownika. Do części B powinny być przyporządkowane dokumenty, związane z przebiegiem zatrudnienia, czyli: umowa o pracę, informacja o warunkach zatrudnienia, aneksy do umów, informacje dotyczące numeru konta bankowego, na które pracodawca powinien przekazywać wynagrodzenie, oświadczenia do celów ubezpieczeniowych, podatkowych, zaświadczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursów z zakresu BHP oraz informacje dotyczące nałożenia kary porządkowej. Natomiast dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia pracownika, czyli informacja dotycząca wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę i świadectwo pracy, powinny znajdować się w części C.

Dokumenty w poszczególnych częściach powinny być ponumerowane i ułożone chronologiczne. W każdej części powinien się również znajdować spis wszystkich dokumentów.

Kopia czy oryginał?

W pracowniczych aktach osobowych powinny znajdować się kopie lub odpisy dokumentów. Dotyczy to przede wszystkim dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli świadectw pracy z poprzednich zakładów oraz dyplomów ukończenia szkoły, ponieważ oryginały są własnością pracownika. W teczkach osobowych pracownika powinny znaleźć się oryginały dokumentów, które pracodawca sam sporządził (np. umowa o pracę).

Zmiany po 1 stycznia 2018 r.

Po ustaniu zatrudnienia danego pracownika, pracodawca ma obowiązek przechowywać jego akta przez 50 lat, liczonych od dnia ustania jego stosunku pracy. Tak długi okres wynika z tego, że dokumentacja kadrowo-płacowa jest podstawą do ustalenia prawa oraz do określenia wysokości świadczenia emerytalnego lub rentowego. Tymi samymi danymi od 31 grudnia 1998 roku dysponuje również ZUS. Dlatego też od dłuższego czasu dyskutuje się na temat skrócenia obowiązku dotyczącego przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej do 10 lat. Propozycja zmian, które miałyby wejść w życie od 1 stycznia 2018 roku, zakłada również przechowywanie tego typu dokumentów w formie elektronicznej. Celem tych zmian jest unikniecie kosztów związanych z archiwizowaniem dokumentacji. Warto przypomnieć, że w przypadku likwidacji danego zakładu pracy, pracodawca ma obowiązek wskazać podmiot, który zajmie się archiwizacją tych dokumentów oraz przekazać na ten cel środki finansowe.

Źródło:

http://kadry.infor.pl/zatrudnienie/dokumentacja-pracownicza/744778,Przechowywanie-akt-pracowniczych-zmiany-w-2018-r.html

http://www.gofin.pl/firma/17,10,306,981,likwidacja-pracodawcy-a-dokumentacja.html